نظام الدفاتر التجارية السعودي: ثلاثة دفاتر إلزامية لمن يزيد رأس ماله على 100,000 ريال، باللغة العربية، وتُحفظ عشر سنوات

النظام السعودي الذي يحدد الدفاتر التي يلزم التاجرَ مسكُها يقع في ست عشرة مادة، وصدر عام 1409هـ (1989). وحتى أكتوبر 2026 تُدرج بوابة هيئة الخبراء بمجلس الوزراء نظام الدفاتر التجارية، الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/61 وتاريخ 17/12/1409هـ، بحالة «ساري»، ولا تَسِم أيًّا من مواده بأنها معدلة. ويبحث المرشحون عن «نظام الدفاتر التجارية الجديد»، والبوابة لا تُظهر نظامًا يحل محله. أما ما تغيّر فهو ما حوله: فنظام الإثبات لعام 1443هـ صار يحدد مدى ما تأخذ به المحكمة من هذه الدفاتر.

وخلاصة نظام الدفاتر في سطر واحد: رأس مال يزيد على 100,000 ريال، وثلاثة دفاتر باللغة العربية، وعشر سنوات. ومدة السنوات الست التي تذكرها بعض الصفحات لحفظ الدفاتر في السعودية توافق قاعدة ضريبة القيمة المضافة، وتُحسب من نهاية كل فترة ضريبية. أما نظام الدفاتر التجارية فيقول عشر سنوات.

من يلزمه مسك الدفاتر: حد رأس المال 100,000 ريال

توجب المادة 1 على كل تاجر أن يمسك الدفاتر التجارية التي تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها، منتظمةً وباللغة العربية، بطريقة تكفل بيان مركزه المالي بدقة، وتسمّي ثلاثة دفاتر حدًّا أدنى. وتعفي المادة نفسها من مسك «هذه الدفاتر» التاجرَ الذي لا يزيد رأس ماله على 100,000 ريال. فالمعيار رأس المال لا حجم المبيعات، والعبارة «لا يزيد»: فمن كان رأس ماله 100,000 ريال تمامًا فهو معفى، ومن زاد عليها ريالًا واحدًا فهو ملزم.

واللائحة التنفيذية، الصادرة بالقرار الوزاري رقم 699 وتاريخ 29/7/1410هـ، تنشرها وزارة التجارة، ولا تحملها بوابة هيئة الخبراء. وتعدّ المادة 1 منها تاجرًا في تطبيق النظام التاجرَ الفرد والشركةَ التي يكون غرضها الرئيسي القيام بالأعمال التجارية.

والإعفاء خاص بهذا النظام وحده. فالمادة 58 من نظام ضريبة الدخل توجب على كل مكلف، باستثناء غير المقيم الذي ليس له منشأة دائمة في المملكة، أن يمسك الدفاتر التجارية والسجلات المحاسبية باللغة العربية، دون أي حد لرأس المال. وفي الزكاة، يُحاسَب المكلف الذي ليس لديه قوائم مالية تعكس حقيقة نشاطه وغير الملزم بإصدارها على وعاء تقديري (اللائحة التنفيذية لجباية الزكاة لعام 1445هـ، المادتان 1 و89)، وطريقة الحساب على أساس القوائم في كيف يُحسب وعاء الزكاة في السعودية.

الدفاتر الإلزامية الثلاثة وما يُقيَّد في كل منها

الدفتر	ما يُقيَّد فيه	المادة
دفتر اليومية الأصلي (original journal)	جميع العمليات المالية التي يقوم بها التاجر، يومًا بيوم وبالتفصيل، ومسحوباته الشخصية التي يجوز قيدها إجمالًا شهرًا بشهر	3
دفاتر اليومية المساعدة (اختيارية)	تفاصيل الأنواع المختلفة من العمليات المالية، ويُقيَّد إجماليها في دفتر اليومية الأصلي في فترات منتظمة، وإلا اعتُبر كل دفتر مساعد دفترًا أصليًّا	3
دفتر الجرد (inventory book)	البضاعة الموجودة لدى التاجر في آخر سنته المالية، تفصيلًا أو إجمالًا إذا وردت تفاصيلها في دفاتر أو قوائم مستقلة تُعد جزءًا متممًا له، وصورة من قائمة المركز المالي في كل سنة إذا لم تُقيَّد في دفتر آخر	4
الدفتر الأستاذ العام (general ledger)	العمليات المالية ذات الطبيعة الواحدة مرحّلةً من دفتر اليومية، بحيث تُستخلص نتيجة كل حساب على حدة في أي وقت	5
المراسلات والمستندات	صورة طبق الأصل من جميع المراسلات والوثائق المتعلقة بالتجارة، الصادرة والواردة، محفوظة بطريقة منتظمة تسهّل مراجعة القيود وتكفل التحقق من الأرباح والخسائر	6

وهنا فخّان. فدفتر الجرد يحمل قائمة المركز المالي، ولا يذكر النظام قائمة الدخل. والدفتر المساعد اختياري بشرط: فإن لم يُرحَّل إجماليه دوريًّا صار كل دفتر يومية فرعي دفترًا أصليًّا.

اللغة العربية وترقيم الصفحات ونموذج الوزارة والقيد بالحاسب الآلي

توجب المادة 7 أن تكون الدفاتر وفق النموذج الذي تحدده وزارة التجارة، وأن تكون صفحاتها مرقمة. وتضيف اللائحة الضوابط الشكلية في موادها 4 و6 و7. فقبل الاستعمال تُرقَّم كل صفحة، وتعتمد الغرفة التجارية الصناعية في دائرة نشاط التاجر الصفحتين الأولى والأخيرة بالتوقيع والختم. ولا فراغ ولا كتابة في الهوامش ولا كشط ولا تحشير، ويُصحَّح الخطأ بقيد آخر في تاريخ اكتشافه. ولا يُستعمل دفتر جديد إلا بعد انتهاء صفحات السابق والتوقيع على صفحته الأخيرة من محاسب قانوني مرخص له أو من موظف الغرفة.

وتجيز المادة 2 من النظام للمؤسسات والشركات التي تستخدم الحاسب الآلي في حساباتها أن تدوّن بيانات الدفاتر به، وفق قواعد تحددها اللائحة. وتسرد المادة 3 من اللائحة، بعد تعديلها بالقرار الوزاري رقم 1110 وتاريخ 24/12/1410هـ، ستة شروط.

الشرط	ما يتطلبه
الاطلاع	أن يسمح النظام بالتفتيش على المعلومات في أي وقت
المخرجات المطبوعة	دورية منتظمة (أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية)، باللغة العربية، مؤرخة ومرقمة الصفحات وشاملة لكل المدخلات، بحيث يُربط كل بند بمدخلاته مفردةً مفردة
التأييد	مستند مكتوب يؤيد كل بند، أو إيضاح مكتوب إذا أُدخل البند مباشرة في الحاسب الآلي
إعادة الاستخراج	إمكان استخراج المخرجات وإعادة استخراجها في أي وقت
التوثيق	نظام إدخال المعلومات وتوجيهها، والبرامج إذا أعدّتها المنشأة بنفسها، وتعليمات التشغيل، ووظائف القائمين عليه
الأمان	وسائل أمان كافية وضوابط رقابية تحول دون التلاعب بالبرامج والمعلومات، ويمكن فحصها ومراجعتها

والمنشأة مسؤولة مسؤولية مباشرة عن صحة ما يثبته النظام، وعلى المحاسب القانوني الذي يراجع حساباتها أن يقدم تقرير «فحص تأكيدات» يؤيد تأكيد الإدارة أن بيانات الدفاتر أُثبتت في الحاسب الآلي حسب النظام، وأن بيانات القوائم المالية تتفق مع التقارير المستخرجة منه. وكثير من الشركات السعودية لا يلزمها تعيين مراجع أصلًا، كما يشرح أي الشركات السعودية يلزمها تعيين مراجع حسابات، وكم سنة يجوز أن يبقى.

عشر سنوات: الدفاتر والمراسلات والمستندات

تُلزم المادة 8 التاجر وورثته بالاحتفاظ بالدفاتر والمراسلات والمستندات مدة عشر سنوات على الأقل، دون أن تحدد متى تبدأ المدة. وللأنظمة الأخرى مددها الخاصة، تُحسب من وقائع أخرى.

القاعدة	ما تشمله	المدة	تبدأ من
نظام الدفاتر التجارية، المادة 8	الدفاتر والمراسلات والمستندات	10 سنوات على الأقل	لم تحدَّد
نظام مهنة المحاسبة والمراجعة، المادة 7	مستندات عمل المراجع ونسخ التقارير والقوائم المالية	10 سنوات على الأقل	تاريخ إصدار تقريره عن كل سنة مالية يراجعها
اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 66	الفواتير والدفاتر والسجلات والمستندات المحاسبية	6 سنوات على الأقل	نهاية الفترة الضريبية
اللائحة نفسها، المادة 66	سجلات الأصول الرأسمالية	فترة التعديل في المادة 52 (6 سنوات للمنقولة و10 لغير المنقولة، أو العمر المحاسبي إن كان أقصر) مضافًا إليها 5 سنوات	تاريخ الاقتناء

وتسري المدد جنبًا إلى جنب، فالسجل الذي تشمله قاعدتان يُحفظ المدة الأطول، وتتجاوز سجلات الأصول الرأسمالية غير المنقولة في ضريبة القيمة المضافة السنوات العشر دائمًا، إذ يوجب الدليل الإرشادي للفواتير الضريبية وحفظ السجلات حفظ سجلات العقارات مدة لا تقل عن 15 سنة في جميع الحالات، استنادًا إلى الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة لدول مجلس التعاون.

حجية الدفاتر: القرينة والامتناع عن تقديمها

تفترض المادة 9 أن جميع القيود المدونة في دفاتر التاجر دُوّنت بعلمه ورضاه ما لم يقم الدليل على عكس ذلك، فالتاجر الذي يتبرأ من قيد دوّنه موظفوه يتحمل عبء الإثبات. وتجيز المادة 10 للجهة القضائية المختصة، من تلقاء نفسها أو بناء على طلب أحد الخصوم، أن تقرر تقديم الدفاتر، وأن تعتبر امتناع التاجر عن تقديمها قرينة على صحة الوقائع المراد إثباتها بها.

ويحدد نظام الإثبات، الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/43 وتاريخ 26/5/1443هـ والنافذ بعد 180 يومًا من نشره في 7 يناير 2022، حجيتها في المادة 31.

الحالة	الحكم
دفاتر التاجر في مواجهة غير التاجر	ليست حجة عليه، لكن بياناتها تصلح أساسًا يجيز للمحكمة توجيه اليمين المتممة لمن قوي جانبه، فيما يجوز إثباته بشهادة الشهود
الدفاتر الإلزامية المنتظمة في مواجهة الخصم التاجر	حجة لصاحبها، وتسقط بإثبات العكس بكافة طرق الإثبات، ومنها دفاتر الخصم المنتظمة
الدفاتر الإلزامية، منتظمة أو غير منتظمة، إذا استند إليها الخصم	حجة على صاحبها، وتكون القيود التي في مصلحته حجة له أيضًا
في نزاع بين تاجرين، امتناع الخصم دون مسوّغ عن إبراز دفاتر استند إليها خصمه وسلّم مقدمًا بما فيها	يجوز للمحكمة توجيه اليمين المتممة لمن استند إلى الدفاتر

والعبرة في الصفين الثاني والثالث: فالدفاتر المنتظمة قد تكسب لصاحبها دعواه، أما غير المنتظمة فلا يحتج بها صاحبها ابتداءً، ولا يُعتد بها إلا إذا استند إليها خصمه. ويختلف النظامان في أثر الامتناع، فهو قرينة في نظام 1409هـ ويمين متممة في نظام الإثبات، الذي يلغي كل ما يتعارض معه من أحكام (المادة 128)، وما زالت البوابة تُظهر المادة 10 من نظام الدفاتر دون تعديل.

العقوبات: من 5,000 إلى 50,000 ريال عن كل مخالفة

تعاقب المادة 12 على كل مخالفة لأحكام النظام أو اللوائح والقرارات الصادرة تنفيذًا له بغرامة لا تقل عن 5,000 ريال ولا تزيد على 50,000 ريال، وهي العقوبة الوحيدة في النظام، وتجعل المادة 13 توقيعها من اختصاص ديوان المظالم. وهذه الصياغة سابقة على المحاكم التجارية القائمة اليوم: فنظام المحاكم التجارية، الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/93 وتاريخ 15/8/1441هـ، يجعل من اختصاص المحكمة «الدعاوى والمخالفات الناشئة عن تطبيق الأنظمة التجارية الأخرى» (المادة 16)، لكن نص نظام الدفاتر لم يتغير، والبوابة لا تبيّن الجهة التي توقع الغرامة اليوم. وفي الاختبار أجب من النص. وقد ألغت المادة 14 المواد من 6 إلى 10 من نظام المحكمة التجارية لعام 1350هـ، وهي الأحكام السابقة للدفاتر.

كيف تسأل مادة الأنظمة عن هذا النظام

المادة والموضوع الرئيسي	الموضوع الفرعي	مهام المخطط الاسترشادي ومستوى المهارة
الأنظمة، الموضوع الرئيسي 3: مبادئ القانون التجاري (5% إلى 7%)	3/2 نظام الدفاتر التجارية في وثيقة الموضوعات، و3/5 في المخطط الاسترشادي لفبراير 2026	وظيفة الدفاتر وأنواعها الإلزامية والاختيارية، والقيد بالحاسب الآلي، والحجية في الإثبات، والجزاءات (التذكر والفهم). الترقيم وعدم المسح والشكل النظامي (التطبيق)
المحاسبة المالية (موضع ثانوي)، الموضوع الرئيسي 1: إطار مفاهيم التقرير المالي والدورة المحاسبية (5% إلى 15%)	1/2/2 الدفاتر والسجلات، و1/11 في المخطط	أنواع الدفاتر والسجلات وطرق التسجيل فيها وفق القيد المزدوج (التطبيق)

ومادة الأنظمة في اختبار زمالة الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين كلها اختيار من متعدد، 50 سؤالًا في ساعتين، ونسبة 5% إلى 7% تعني نحو ثلاثة أسئلة للموضوع الرئيسي 3 كله. توقّع حد رأس المال، والدفاتر الثلاثة بأسمائها، والمسحوبات الشهرية، والسنوات العشر للتاجر وورثته، والقرينتين، ومدى الغرامة، وديوان المظالم؛ ومن البدائل الخاطئة المحتملة المبيعات بدل رأس المال، وست سنوات بدل عشر، وقائمة الدخل بين الدفاتر. ويضع دليل دراسة مادة الأنظمة في زمالة الهيئة: الأنظمة السعودية في الورقة، وما تغيّر منذ 2022، وخطة الدراسة هذا النظام في سياق بقية الورقة.

أين تتدرب على هذا

الحدود والمدد وأسماء الدفاتر حقائق تُستذكر. ويغطي مقرر الأنظمة في بريبيتو الأنظمة التجارية المقررة في الورقة بأسئلة تدريبية وشروح بالعربية والإنجليزية، ويغطي مقرر المحاسبة المالية الدورة المحاسبية بأسئلة تدريبية ومحاكاة موقوتة. وللشهادة كاملة، راجع برنامج زمالة الهيئة.

---

المصادر: نظام الدفاتر التجارية (هيئة الخبراء)، ووزارة التجارة، النظام ولائحته التنفيذية، ونظام الإثبات، ونظام المحاكم التجارية، ونظام مهنة المحاسبة والمراجعة، ونظام ضريبة الدخل، وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، اللائحة التنفيذية لجباية الزكاة لعام 1445هـ، وموضوعات اختبار الزمالة، والمخطط الاسترشادي لزمالة الهيئة، فبراير 2026. هذا دليل دراسة لا استشارة نظامية: النص العربي هو المعتمد، والأنظمة تُعدَّل، فتأكد من النص الساري على بوابة هيئة الخبراء قبل الاعتماد على أي رقم.